リファレンスチェックは、段階の一覧にあるように内定の前に行いますか？ それとも分岐の指示にあるように、内定の承諾後に行いますか？ フローを描く前に、意図している順番を確認させてください。
フローチャート
できあがるもの各段階とその担当、判断としての承認、前の段階への差し戻し、すべての終了点を含めて、採用プロセス全体を1枚のフローチャートにします。どの差し戻しにも抜け道があるか、順番がチームの実際の採用どおりかを確認してください。
2つの入力例
標準的な依頼と、例外的なケース。
標準的な入力予算の関門、再募集の差し戻し、次点候補への道筋がある9段階の採用
- プロセスの始まりと終わり
- ラークスパー・アナリティクスで、部門長の増員申請から新入社員の入社初日まで
- 段階を順番に（担当 | 段階）
- 部門長 | 増員を申請する
経理 | 予算を承認する
採用担当 | 求人票を作成して掲載する
採用担当 | 応募書類を選考する
面接官 | 一次面接
面接官 | 課題と最終面接
採用担当 | リファレンスチェック
人事 | 内定と雇用契約
情報システムと人事 | アカウントと初日の予定を準備する
- 承認、分岐、差し戻し
- 予算は承認された？ いいえ → 申請を終了。はい → 求人を掲載
有力な応募者が3人以上いる？ いいえ → 1回だけ再募集し、その後は部門長とポジションを見直す。はい → 一次面接
内定は承諾された？ いいえ → 次点の候補者がいればその人に内定を出し、いなければ書類選考に戻る。はい → リファレンスチェック
- グループ分け・レイアウト（任意）
- 担当ごとにレーンを分けて、上から下へ
例外ケースの入力長い名前の12段階、並行する入社準備、2つの差し戻し
- プロセスの始まりと終わり
- クリニックの院長による理学療法士の増員申請から、新入職員の最初の1週間の終わりまで
- 段階を順番に（担当 | 段階）
- 院長 | 担当患者数の不足と希望する着任日を記した申請を提出する
エリア統括部長 | 年間の人員計画と照らし合わせて申請を承認する
採用担当 | 院長と職務内容をすり合わせる
採用担当 | 採用ページと専門職向けの求人サイトに掲載する
採用担当 | 必須要件に照らして応募書類を選考する
院長と主任理学療法士 | 構造化面接
院長 | ボランティアの患者役による実技の見学
人事 | 資格登録を確認する
人事 | 条件付きの内定
人事 | 照会と資格登録の確認が完了
情報システム | クリニックのシステムのアカウントを設定する
院長 | 最初の1週間の受け入れ計画
- 承認、分岐、差し戻し
- 申請は承認された？ いいえ → 理由を添えて申請を終了。はい → 職務内容
必須要件を満たす候補者は十分にいる？ いいえ → 最大2回まで再募集し、それでも足りなければポジションを保留。はい → 面接
内定は承諾された？ いいえ → 面接の候補者リストに戻る。はい → 確認作業
確認作業が完了したら、アカウント設定と受け入れ計画は同時に進める
- グループ分け・レイアウト（任意）
- 担当ごとにレーンを分ける
再募集の差し戻しが2回で止まってポジション保留に抜けるか、並行する情報システムと受け入れ計画の段階が分岐して合流するか、長い段階名が折り返されているか、2人が共同で担う担当が書いたとおりに残っているかを確認します。
同じ用途、3つの方向性
出発点にする方向性を選びましょう。
01チームごとのレーン
部門長、採用担当、面接官、人事がそれぞれのレーンに入るので、チーム間の引き継ぎがひと目でわかります。
02候補者から見た流れ
同じプロセスを、候補者が体験することを軸に構成します。使うのは、あなたが挙げた候補者に関わる段階だけです。
03大量採用
ひとつの職種で一度に多くの人を採用する場合の版。あなたが説明した一括の段階と人材プールへの差し戻しを入れます。
テンプレートが守ること
常に変わらない部分。
01流れの全体
面接の段階だけでなく、最初の申請から指定した最後の段階までを1枚の図にします。
02抜け道のある差し戻し
再募集、次点候補への内定などの差し戻しは正しい段階へ戻り、どこで止まるかも示します。
03明確な担当
どの段階にも、責任を持つ担当が表示されます。
使い方
入力から完成まで。
- 01
始まりと終わりを決める
採用がどこから始まり、どこで完了とみなすかを書きます。たとえば入社初日や試用期間の終わりなど。
- 02
段階と担当を並べる
1行に1段階ずつ順番に、責任を持つ人やチームから書き始めます。
- 03
承認と差し戻しを加える
各承認は問いの形で書きます。段階がうまくいかなかったときにどこへ戻り、何回まで繰り返せるかも書いてください。
- 04
Vizifyで確認し、すべての道筋をたどる
問題なければ送信し、申請から終了点まで、それぞれの道筋をたどって確認してください。
出力の範囲使う前に確認すること。
- Vizifyはあなたのプロセスを図にするだけで、公平性、労働法、社内規程に照らしたチェックは行いません。
- これは図であり、応募者管理システムではありません。候補者を進めたり、メールを送ったり、実際の求人を管理したりはしません。
- 差し戻しの多い長いプロセスは、1枚の図では読みにくくなることがあります。全体図と面接部分の詳細図に分けることも検討してください。
- レイアウトは自動で決まります。書き出しの形式は、Vizifyアプリでこの図に利用できるものに準じます。
よくある質問採用プロセス全体には何を含めるべきですか？+
申請から新入社員が職場に慣れるまで、あなたの組織が実際に行っていることすべてです。図に入るのは挙げた段階だけなので、理想の形ではなく今のプロセスから始めてください。
応募者が少ないときに再募集することはどう表せばいいですか？+
「応募者は十分？ いいえ → 1回だけ再募集」のように判断として加えてください。最後の試行のあとにどうなるかも書くと、差し戻しに抜け道ができます。
同時に進む作業も図に表せますか？+
はい。アカウント設定と受け入れ計画のように、並行して進む段階を書いてください。同じ段階から分岐し、次の段階で合流します。
候補者の名前や面接の評価を入れられますか？+
いいえ。図が表すのはプロセスなので、役割と段階だけにしてください。候補者の個人情報は依頼内容に含めないでください。
