Recruiting-Prozess von der Stellenanforderung bis zum ersten Arbeitstag
Bilde die Einstellung von der ersten Stellenanforderung bis zum ersten Arbeitstag ab, mit jeder Freigabe, den Schleifen zurück, wenn eine Stufe scheitert, und den parallel laufenden Schritten.
Sollen die Referenzen vor dem Angebot eingeholt werden, wie in der Liste der Stufen, oder erst nach der Zusage, wie in den Verzweigungen beschrieben? Bitte bestätige die gewünschte Reihenfolge, bevor ich den Ablauf zeichne.
Flussdiagramm
Das bekommst du
Ein Flussdiagramm über deinen gesamten Einstellungsprozess, mit jeder Stufe und ihren Zuständigen, Freigaben als Entscheidungen, Schleifen zu früheren Stufen und jedem Endpunkt. Prüfe, dass jede Schleife einen Ausgang hat und die Reihenfolge dem entspricht, wie dein Team wirklich einstellt.
Zwei durchgespielte Beispiele
Ein Standardbriefing und ein Grenzfall.
Sollen die Referenzen vor dem Angebot eingeholt werden, wie in der Liste der Stufen, oder erst nach der Zusage, wie in den Verzweigungen beschrieben? Bitte bestätige die gewünschte Reihenfolge, bevor ich den Ablauf zeichne.
Standardangaben
Einstellung in neun Stufen mit Budgetfreigabe, Schleife zur Neuausschreibung und Weg zur zweitplatzierten Person
Wo der Prozess beginnt und endet
Von der Stellenanforderung einer Führungskraft bis zum ersten Arbeitstag bei Rittersporn Analytics
Stufen in Reihenfolge, als Zuständige | Stufe
Einstellende Führungskraft | Stellenanforderung stellen
Finanzen | Budget freigeben
Recruiting | Stellenanzeige schreiben und veröffentlichen
Recruiting | Bewerbungen sichten
Interviewteam | Erstes Gespräch
Interviewteam | Arbeitsprobe und finales Gespräch
Recruiting | Referenzen einholen
Personalabteilung | Angebot und Vertrag
IT und Personalabteilung | Zugänge und Plan für den ersten Tag vorbereiten
Freigaben, Verzweigungen und Schleifen zurück
Budget freigegeben? Nein → Anforderung geschlossen. Ja → Anzeige veröffentlichen
Mindestens drei starke Bewerbungen? Nein → einmal neu ausschreiben, dann die Stelle mit der Führungskraft überprüfen. Ja → erstes Gespräch
Angebot angenommen? Nein → Angebot an die zweitplatzierte Person, falls vorhanden, sonst zurück zur Sichtung. Ja → Referenzen
Gruppierung oder Layout
Eine Bahn pro Zuständigkeit, von oben nach unten
Wie oft darf ein abgelehntes Angebot zur Interview-Shortlist zurückführen, und wo soll der Prozess enden, wenn diese Grenze erreicht ist?
Grenzfall
Zwölf Stufen mit langen Namen, parallelem Preboarding und zwei Schleifen
Wo der Prozess beginnt und endet
Von der Anforderung einer neuen Physiotherapeutin durch die Praxisleitung bis zum Ende der ersten Arbeitswoche
Stufen in Reihenfolge, als Zuständige | Stufe
Praxisleitung | Anforderung mit Beschreibung der Versorgungslücke und gewünschtem Starttermin einreichen
Regionalleitung | Anforderung anhand des jährlichen Stellenplans freigeben
Recruiting | Stellenbeschreibung mit der Praxisleitung abstimmen
Recruiting | Auf der Karriereseite und in Fach-Jobbörsen veröffentlichen
Recruiting | Bewerbungen anhand der Mindestanforderungen sichten
Praxisleitung und leitende Physiotherapeutin | Strukturiertes Interview
Praxisleitung | Beobachtete Praxiseinheit mit einer freiwilligen Testperson
Personalabteilung | Berufserlaubnis prüfen
Personalabteilung | Angebot unter Vorbehalt
Personalabteilung | Referenz- und Erlaubnisprüfung abgeschlossen
IT | Zugänge zum Praxissystem einrichten
Praxisleitung | Einarbeitungsplan für die erste Woche
Freigaben, Verzweigungen und Schleifen zurück
Anforderung freigegeben? Nein → Anforderung mit Begründung geschlossen. Ja → Stellenbeschreibung
Erfüllen genug Kandidierende die Mindestanforderungen? Nein → neu ausschreiben, höchstens zweimal, dann die Stelle pausieren. Ja → Interview
Angebot angenommen? Nein → zurück zur Interview-Shortlist. Ja → Prüfungen
Einrichtung der IT-Zugänge und Einarbeitungsplan laufen gleichzeitig, sobald die Prüfungen abgeschlossen sind
Gruppierung oder Layout
Eine Bahn pro Zuständigkeit
Geprüft wird, dass die Schleife zur Neuausschreibung nach zwei Versuchen endet und zur pausierten Stelle führt, die parallelen Stufen für IT und Einarbeitung verzweigen und wieder zusammenlaufen, lange Stufennamen umbrechen und Zuständigkeiten mit zwei Personen wie geschrieben bleiben.
Eine Aufgabe, drei Richtungen
Wähle eine Richtung als Startpunkt.
01
Bahnen nach Team
Einstellende Führungskraft, Recruiting, Interviewteam und Personalabteilung jeweils in einer eigenen Bahn, damit Übergaben zwischen Teams gut sichtbar sind.
02
Aus Sicht der Bewerbenden
Derselbe Prozess aus der Perspektive der Bewerbenden, nur mit den Stufen, die sie selbst erleben und die du aufführst.
03
Massenrekrutierung
Eine Version für viele Einstellungen in dieselbe Rolle auf einmal, mit Sammelstufen und einer Schleife in den Talentpool, wie du sie beschreibst.
Was die Vorlage beibehält
Diese Teile bleiben gleich.
01
Der ganze Weg
Ein Diagramm von der ersten Anforderung bis zum letzten Schritt, den du nennst, nicht nur die Interviewstufen.
02
Schleifen mit Ausgang
Neuausschreibungen, Angebote an Zweitplatzierte und andere Schleifen führen zur richtigen Stufe zurück und zeigen, wann sie enden.
03
Klare Zuständigkeiten
Jede Stufe zeigt, wer dafür verantwortlich ist.
So funktioniert’s
Von deinen Angaben zum Ergebnis.
01
Anfang und Ende festlegen
Sag, wo die Einstellung beginnt und wann sie für dich abgeschlossen ist, etwa am ersten Arbeitstag oder am Ende der Probezeit.
02
Stufen mit Zuständigen auflisten
Eine Zeile pro Stufe, in Reihenfolge, beginnend mit der verantwortlichen Person oder dem Team.
03
Freigaben und Schleifen ergänzen
Schreib jede Freigabe als Frage. Sag, wohin eine gescheiterte Stufe führt und wie oft sie sich wiederholen darf.
04
In Vizify prüfen, dann jeden Weg ablaufen
Schick es ab, wenn es stimmt, und verfolge dann jeden Weg von der Anforderung bis zu einem Endpunkt.
Grenzen des Ergebnisses
Das solltest du vor der Nutzung prüfen.
Vizify zeichnet deinen Prozess. Es prüft ihn nicht auf Fairness, Arbeitsrecht oder eure internen Richtlinien.
Das ist ein Diagramm, kein Bewerbermanagementsystem. Es bewegt keine Kandidierenden, verschickt keine E-Mails und verfolgt keine echten Stellen.
Lange Prozesse mit vielen Schleifen sind in einem Diagramm schwer lesbar. Erwäge einen Überblick plus ein Detaildiagramm für die Interviews.
Das Layout entsteht automatisch. Die Exportoptionen sind die, die die Vizify-App für das Diagramm bietet.
FragenWas gehört in einen Recruiting-Prozess von Anfang bis Ende?+
Alles, was eure Organisation tatsächlich tut, von der Anforderung bis zu dem Punkt, an dem die neue Person angekommen ist. Das Diagramm nutzt nur die Stufen, die du aufführst, starte also mit deinem aktuellen Prozess statt mit einem Idealbild.
Wie zeige ich, dass wir bei zu wenigen Bewerbungen neu ausschreiben?+
Ergänze es als Entscheidung, etwa „Genug Bewerbungen? Nein → einmal neu ausschreiben“. Sag, was nach dem letzten Versuch passiert, damit die Schleife einen Ausgang hat.
Kann das Diagramm Schritte zeigen, die gleichzeitig passieren?+
Ja. Sag, welche Stufen parallel laufen, etwa Einrichtung der Zugänge und Einarbeitungsplan. Sie verzweigen von derselben Stufe und laufen bei der nächsten wieder zusammen.
Kann ich Namen von Kandidierenden oder Interviewbewertungen aufnehmen?+
Nein. Das Diagramm beschreibt einen Prozess, bleib also bei Rollen und Stufen. Lass personenbezogene Daten über Kandidierende aus dem Briefing heraus.
