Umsatzzyklus als Diagramm, von der Buchung oder Bestellung bis zur Zahlung
Zeig, wie Umsatz durch deine Organisation läuft, von der ersten Buchung oder Bestellung bis zur Schlusszahlung, mit Verantwortlichen je Stufe und dem Weg unbezahlter Abrechnungen oder Rechnungen.
Welche Ergebnisse sind nach der Prüfung durch die Leitung möglich, wenn eine Abrechnung zweimal abgelehnt wurde, einschließlich des Wegs zum Ausbuchen mit Freigabe der Leitung?
Flussdiagramm
Das bekommst du
Ein Flussdiagramm deines Umsatzzyklus mit jeder Stufe und ihrer verantwortlichen Stelle, den Prüfungen dazwischen, den Schleifen für erneute Einreichung oder Mahnung und jedem Weg, auf dem ein Vorgang abgeschlossen wird. Es beschreibt nur den Prozess und verarbeitet nie echte Patienten- oder Kundendaten. Prüfe jede Zuständigkeit und jedes Schleifenlimit.
Zwei durchgespielte Beispiele
Ein Standardbriefing und ein Grenzfall.
Welche Ergebnisse sind nach der Prüfung durch die Leitung möglich, wenn eine Abrechnung zweimal abgelehnt wurde, einschließlich des Wegs zum Ausbuchen mit Freigabe der Leitung?
Standardangaben
Ambulante Praxis von der Terminbuchung bis zur bezahlten Abrechnung, mit Ablehnungsschleife
Art der Organisation und Umfang
Ambulante Physiotherapiepraxis am Mühlbach, von der Terminbuchung bis zur bezahlten Abrechnung
Stufen in Reihenfolge, als Verantwortlich | Stufe
Empfang | Termin buchen und Versicherungsdaten aufnehmen
Empfang | Leistungsanspruch prüfen
Therapeutin | Behandeln und Behandlung dokumentieren
Abrechnungsteam | Behandlung kodieren und Abrechnung erstellen
Abrechnungsteam | Abrechnung beim Kostenträger einreichen
Kostenträger | Abrechnung prüfen
Abrechnungsteam | Zahlung verbuchen und Eigenanteil in Rechnung stellen
Prüfungen und Verzweigungen
Leistungsanspruch bestätigt? Nein → Patienten um aktualisierte Angaben bitten oder Selbstzahlung anbieten. Ja → behandeln
Abrechnung angenommen? Abgelehnt → Grund prüfen, korrigieren und neu einreichen, höchstens zweimal, dann Prüfung durch die Leitung. Angenommen → Zahlung verbuchen
Eigenanteil innerhalb von 30 Tagen bezahlt? Nein → Zahlungserinnerung, dann Angebot einer Ratenzahlung. Ja → Vorgang abgeschlossen
Wie ein Vorgang abgeschlossen werden kann
Vollständig bezahlt; In Ratenzahlung überführt; Ausgebucht mit Freigabe der Leitung
Welche Stufe führt zum Ausbuchen mit Freigabe der kaufmännischen Leitung, und unter welcher Bedingung wird dieser Abschluss gewählt? Für die Nachverfolgung überfälliger Rechnungen behalte ich „Verantwortlich nicht festgelegt“ bei.
Grenzfall
Order-to-Cash mit Teilzahlungen, einer Stufe ohne Verantwortliche und langen Namen
Art der Organisation und Umfang
Großbäckerei, die Cafés und Lebensmittelgeschäfte mit 30 Tagen Zahlungsziel beliefert, von der Bestellung bis zum Zahlungseingang
Stufen in Reihenfolge, als Verantwortlich | Stufe
Vertrieb | Dauerauftrag annehmen und Liefertage sowie Rechnungskontakt bestätigen
Lager | Kommissionieren, verpacken und gegen unterschriebenen Lieferschein liefern
Debitorenbuchhaltung | Rechnung auf Basis des unterschriebenen Lieferscheins stellen
Nicht festgelegt | Überfällige Rechnungen nachverfolgen
Debitorenbuchhaltung | Zahlungseingänge offenen Rechnungen zuordnen
Prüfungen und Verzweigungen
Lieferschein ohne Fehlmengen unterschrieben? Nein → Gutschrift ausstellen, dann den korrigierten Betrag berechnen. Ja → Rechnung stellen
Rechnung bis zum Fälligkeitsdatum bezahlt? Vollständig bezahlt → abschließen. Teilweise bezahlt → Restbetrag nachverfolgen. Nicht bezahlt → mahnen, höchstens drei Mahnungen, dann Kundenkonto sperren
Wie ein Vorgang abgeschlossen werden kann
Vollständig bezahlt; Kundenkonto nach drei Mahnungen gesperrt; Restbetrag mit Freigabe der kaufmännischen Leitung ausgebucht
Ein allgemeiner Umsatzprozess statt eines medizinischen. Geprüft wird, dass die Stufe ohne Verantwortliche „Verantwortlich nicht festgelegt“ zeigt, die dreifache Zahlungsprüfung drei beschriftete Kanten hat und die Mahnschleife nach drei Versuchen endet.
Eine Aufgabe, drei Richtungen
Wähle eine Richtung als Startpunkt.
01
Abrechnungsprozess einer Praxis
Der Zyklus einer Klinik oder Praxis von der Terminvergabe bis zur Schlusszahlung, mit Anspruchsprüfung, Abrechnung und Eigenanteilen auf Ebene von Rollen und Stufen.
02
Order-to-Cash für Unternehmen
Ein allgemeiner Umsatzprozess von der Bestellung bis zum Zahlungseingang, für Lieferanten, Agenturen oder Abo-Geschäfte.
03
Vorher und nachher getrennt
Der Zyklus aufgeteilt in die Stufen vor und nach der Leistung, um Übergaben zwischen Teams zu erklären.
Was die Vorlage beibehält
Diese Teile bleiben gleich.
01
Zuständigkeiten samt Lücken
Jede Stufe zeigt, wer verantwortlich ist, und Stufen ohne Verantwortliche werden markiert statt jemandem zugeteilt.
02
Schleifen mit Limit
Neueinreichungen und Mahnungen führen zur richtigen Stufe zurück und zeigen, wann sie enden.
03
Prozess statt Datensätze
Das Diagramm beschreibt Rollen und Stufen. Namen, Beträge oder Kontodaten erscheinen darin nicht.
So funktioniert’s
Von deinen Angaben zum Ergebnis.
01
Organisation und Umfang beschreiben
Sag, um welche Art von Organisation es geht und wo der Zyklus beginnt und endet.
02
Stufen mit Verantwortlichen auflisten
Eine Zeile pro Stufe in Reihenfolge. Schreib „nicht festgelegt“, wo noch niemand zuständig ist.
03
Prüfungen, Schleifen und Abschlüsse ergänzen
Sag, wohin abgelehnte, unbezahlte oder teilweise bezahlte Vorgänge gehen und wie oft sich eine Schleife wiederholen darf.
04
In Vizify prüfen, dann die Schleifen kontrollieren
Du sendest, wenn du so weit bist, und bestätigst dann, dass jeder Pfad bei einem Abschlussweg ankommt.
Grenzen des Ergebnisses
Das solltest du vor der Nutzung prüfen.
Dieses Diagramm beschreibt einen Prozess. Es liest, speichert oder verarbeitet keine medizinischen, Abrechnungs- oder Finanzdaten.
Vizify prüft deinen Prozess nicht gegen Vorgaben von Kostenträgern, Abrechnungsvorschriften oder Rechnungslegungsstandards.
Codes, Beträge und Fristen erscheinen nur als allgemeine Formulierungen, die du schreibst, nie als Daten einzelner Vorgänge.
Das Layout entsteht automatisch, und Schleifen können sich kreuzen. Die Exportformate legt die Vizify-App fest, nicht diese Vorlage.
FragenKann ich damit den Abrechnungsprozess einer Arztpraxis darstellen?+
Ja, auf Ebene von Rollen und Stufen, etwa Anspruchsprüfung, Abrechnung und Eigenanteile. Füge keine Patientendaten und keine echten Abrechnungsdaten ins Briefing ein.
Funktioniert das auch außerhalb des Gesundheitswesens?+
Ja. Ein Umsatzprozess für einen Lieferanten oder eine Agentur folgt demselben Muster, von der Bestellung über die Rechnung bis zur Zahlung. Das Grenzfall-Beispiel auf dieser Seite ist genau so einer.
Wie zeige ich abgelehnte oder teilweise bezahlte Abrechnungen?+
Schreib die Prüfung mit jedem Ergebnis, etwa angenommen, abgelehnt oder teilweise bezahlt, und sag, wohin jedes führt. Gib jeder Schleife für erneute Einreichung ein Limit.
Zeigt mir das Diagramm, wo wir Umsatz verlieren?+
Nein. Es zeigt den Prozess, den du beschreibst. Um Umsatzverluste zu finden, brauchst du eigene Daten und Analysen; die Ergebnisse kannst du anschließend selbst im Diagramm markieren.
