תרשים מחזור הכנסות, מהזמנת תור או הזמנה ועד התשלום
ממפים איך ההכנסות עוברות בארגון, מקביעת התור או ההזמנה הראשונה ועד התשלום הסופי, מי אחראי על כל שלב ומה קורה כשתביעה או חשבונית לא משולמות.
מה התוצאות האפשריות אחרי בדיקת מנהל של תביעה שנדחתה פעמיים, כולל המסלול למחיקה באישור מנהל?
תרשים זרימה
מה מקבלים
תרשים זרימה אחד של מחזור ההכנסות שלכם, עם כל שלב והאחראי עליו, הבדיקות שביניהם, לולאות ההגשה החוזרת או התזכורות וכל הדרכים שבהן חשבון נסגר. הוא מתאר את התהליך בלבד ולא מטפל ברשומות אמיתיות של מטופלים או לקוחות. בדקו כל אחראי וכל מגבלת לולאה.
שתי דוגמאות מלאות
בריף רגיל ומקרה קצה.
מה התוצאות האפשריות אחרי בדיקת מנהל של תביעה שנדחתה פעמיים, כולל המסלול למחיקה באישור מנהל?
קלט רגיל
מכון פיזיותרפיה מקביעת תור ועד תביעה ששולמה, עם לולאת דחייה
סוג הארגון והיקף התהליך
מכון הפיזיותרפיה ״גדות״, מקביעת תור ועד תביעה ששולמה
השלבים לפי הסדר, בפורמט אחראי | שלב
קבלה | קביעת תור ואיסוף פרטי הביטוח
קבלה | בדיקת זכאות
פיזיותרפיסט | טיפול ותיעוד הביקור
צוות החיובים | קידוד הביקור ויצירת התביעה
צוות החיובים | הגשת התביעה לגורם המשלם
גורם משלם | בדיקת התביעה
צוות החיובים | רישום התשלום וחיוב המטופל ביתרה אם יש
בדיקות והסתעפויות
הזכאות אושרה? לא → לבקש מהמטופל לעדכן פרטים או לבחור תשלום פרטי. כן → טיפול
התביעה אושרה? נדחתה → בדיקת הסיבה, תיקון והגשה חוזרת, עד פעמיים, ואז בדיקת מנהל. אושרה → רישום התשלום
יתרת המטופל שולמה תוך 30 יום? לא → דף תזכורת, ואז הצעה לפריסת תשלומים. כן → החשבון נסגר
איך חשבון יכול להיסגר
שולם במלואו; הועבר לפריסת תשלומים; נמחק באישור מנהל
איזה שלב מוביל למחיקת יתרה באישור סמנכ״ל הכספים, ואיזה תנאי מוביל לסיום הזה? את השלב ״מעקב אחרי חשבוניות שעבר מועד התשלום שלהן״ אשאיר עם ״לא הוגדר אחראי״.
מקרה קצה
מחזור מהזמנה לגבייה עם תשלומים חלקיים, שלב בלי אחראי ושמות ארוכים
סוג הארגון והיקף התהליך
ספק מאפייה סיטונאית שמוציא חשבוניות לבתי קפה ולמכולות בתנאי שוטף+30, מהזמנה ועד קבלת הכסף
השלבים לפי הסדר, בפורמט אחראי | שלב
צוות המכירות | קבלת ההזמנה הקבועה ואישור ימי האספקה ואיש הקשר לחשבוניות
מחסן | ליקוט, אריזה ואספקה מול תעודת משלוח חתומה
הנהלת חשבונות, לקוחות | הפקת חשבונית לפי תעודת המשלוח החתומה
לא הוגדר | מעקב אחרי חשבוניות שעבר מועד התשלום שלהן
הנהלת חשבונות, לקוחות | התאמת תקבולים לחשבוניות פתוחות
בדיקות והסתעפויות
תעודת המשלוח חתומה ובלי חוסרים? לא → הוצאת הודעת זיכוי, ואז חשבונית על הסכום המתוקן. כן → חשבונית
החשבונית שולמה עד מועד התשלום? שולמה במלואה → סגירה. שולמה חלקית → מעקב אחרי היתרה. לא שולמה → מעקב, עד שלוש תזכורות, ואז הקפאת החשבון
איך חשבון יכול להיסגר
שולם במלואו; החשבון הוקפא אחרי שלוש תזכורות; היתרה נמחקה באישור סמנכ״ל הכספים
תרשים זרימת הכנסות לעסק רגיל ולא לתחום הרפואי. הדוגמה בודקת שהשלב בלי אחראי מציג ״לא הוגדר אחראי״, שלבדיקת התשלום המשולשת יש שלושה חיצים עם תוויות, ושלולאת התזכורות יוצאת אחרי שלושה ניסיונות.
אותה משימה, שלושה כיוונים
בחרו כיוון להתחלה.
01
תרשים זרימה לחיוב רפואי
מחזור של מרפאה או קליניקה מקביעת התור ועד התשלום הסופי, עם זכאות, תביעות ויתרות מטופלים ברמת תפקידים ושלבים.
02
מהזמנה לגבייה בעסק
תרשים זרימת הכנסות כללי מההזמנה ועד קבלת הכסף, לספקים, לסוכנויות או לעסקי מנויים.
03
חלוקה לחזית ולעורף
המחזור מחולק לשלבים שלפני השירות ולשלבים שאחריו, כדי להסביר את ההעברות בין הצוותים.
מה התבנית שומרת
מה שנשאר עקבי.
01
אחריות, כולל פערים
כל שלב מראה מי אחראי עליו, ושלבים בלי אחראי מסומנים ולא משויכים למישהו.
02
לולאות עם מגבלות
הגשות חוזרות ותזכורות חוזרות לשלב הנכון ומראות מתי הן נעצרות.
03
תהליך, לא רשומות
התרשים מתאר תפקידים ושלבים. לא מופיעים בו שמות, סכומים או נתוני חשבון.
איך משתמשים
מהפרטים ועד התוצאה.
01
מתארים את הארגון ואת היקף התהליך
כתבו איזה סוג ארגון זה ואיפה המחזור מתחיל ומסתיים.
02
מפרטים שלבים ואחראים
שורה אחת לכל שלב, לפי הסדר. כתבו ״לא הוגדר״ כשעדיין אין אחראי על שלב.
03
מוסיפים בדיקות, לולאות וסיומים
כתבו לאן הולכים פריטים שנדחו, שלא שולמו או ששולמו חלקית, וכמה פעמים לולאה יכולה לחזור.
04
בודקים ב‑Vizify, ואז בודקים את הלולאות
אתם שולחים כשזה מוכן, ואז מוודאים שכל מסלול מגיע לאחת הדרכים שבהן החשבון נסגר.
גבולות התוצאה
מה לבדוק לפני שמשתמשים.
התרשים מתאר תהליך. הוא לא קורא, לא שומר ולא מעבד רשומות רפואיות, רשומות חיוב או רשומות פיננסיות.
Vizify לא בודק את התהליך שלכם מול כללי גורמים משלמים, תקנות חיוב או תקני חשבונאות.
קודים, סכומים ומגבלות זמן מופיעים רק כניסוח כללי שאתם כותבים, אף פעם לא כנתונים ברמת רשומה.
