Diagrama del ciclo de ingresos, de la cita o el pedido al cobro
Traza cómo se mueven los ingresos en tu organización, desde la primera cita o pedido hasta el cobro final, con el responsable de cada etapa y qué pasa si una factura no se paga.
¿Qué resultados son posibles tras la revisión del responsable de una factura rechazada dos veces, incluido el camino hasta darla de baja como incobrable con su aprobación?
diagrama de flujo
Qué obtienes
Un diagrama de flujo de tu ciclo de ingresos con cada etapa y su responsable, las comprobaciones entre ellas, los bucles de reenvío o recordatorio y todas las formas en que se cierra una cuenta. Solo describe el proceso y nunca trata datos reales de pacientes o clientes. Revisa cada responsable y cada límite de bucle.
Dos ejemplos resueltos
Un encargo estándar y un caso límite.
¿Qué resultados son posibles tras la revisión del responsable de una factura rechazada dos veces, incluido el camino hasta darla de baja como incobrable con su aprobación?
Datos estándar
Clínica ambulatoria de la cita a la factura cobrada, con bucle de rechazos
Tipo de organización y alcance
Clínica de fisioterapia Ribera, de la cita a la factura cobrada a la aseguradora
Etapas en orden, como responsable | etapa
Recepción | Dar la cita y recoger los datos del seguro
Recepción | Verificar la cobertura
Fisioterapeuta | Tratar y documentar la sesión
Equipo de facturación | Codificar la sesión y emitir la factura
Equipo de facturación | Enviar la factura a la aseguradora
Aseguradora | Revisar la factura
Equipo de facturación | Registrar el cobro y facturar al paciente lo pendiente
Comprobaciones y ramas
¿Cobertura confirmada? No → pedir al paciente que actualice sus datos o elija pago privado. Sí → tratar
¿Factura aceptada? Rechazada → revisar el motivo, corregir y reenviar, hasta dos veces, luego revisión del responsable. Aceptada → registrar el cobro
¿Saldo del paciente pagado en 30 días? No → aviso de recordatorio y luego oferta de pago aplazado. Sí → cuenta cerrada
Cómo puede cerrarse una cuenta
Pagada íntegramente; Pasada a pago aplazado; Dada de baja como incobrable con aprobación del responsable
¿Qué paso lleva a dar de baja el saldo con aprobación de la dirección financiera y qué condición determina ese final? Mantendré «Responsable sin asignar» en la reclamación de facturas vencidas.
Caso límite
Ciclo de pedido a cobro con pagos parciales, una etapa sin responsable y nombres largos
Tipo de organización y alcance
Obrador mayorista que factura a cafeterías y supermercados con pago a 30 días, del pedido al cobro recibido
Etapas en orden, como responsable | etapa
Equipo comercial | Tomar el pedido fijo y confirmar días de entrega y contacto de facturación
Almacén | Preparar, empaquetar y entregar según el albarán firmado
Cuentas a cobrar | Emitir la factura a partir del albarán firmado
Sin asignar | Reclamar las facturas que superan su vencimiento
Cuentas a cobrar | Conciliar los cobros recibidos con las facturas abiertas
Comprobaciones y ramas
¿Albarán firmado sin faltas? No → emitir una factura rectificativa y facturar el importe corregido. Sí → facturar
¿Factura pagada al vencimiento? Pagada íntegramente → cerrar. Pagada en parte → reclamar el resto. Sin pagar → reclamar, hasta tres recordatorios, luego cuenta bloqueada
Cómo puede cerrarse una cuenta
Pagada íntegramente; Cuenta bloqueada tras tres recordatorios; Saldo dado de baja con aprobación de la dirección financiera
Un diagrama de ingresos de empresa en general, no del ámbito sanitario. Comprueba que la etapa sin responsable muestra «Responsable sin asignar», que la comprobación de pago tiene tres flechas etiquetadas y que el bucle de recordatorios termina tras tres intentos.
La misma tarea, tres enfoques
Elige un enfoque para empezar.
01
Diagrama de flujo de facturación médica
El ciclo de una clínica o consulta desde la cita hasta el cobro final, con cobertura, facturas a la aseguradora y saldos del paciente al nivel de roles y etapas.
02
Del pedido al cobro para una empresa
Un diagrama de ingresos general desde el pedido hasta el cobro, para proveedores, agencias o negocios por suscripción.
03
División entre antes y después del servicio
El ciclo dividido en las etapas previas al servicio y las posteriores, para explicar los traspasos entre equipos.
Qué mantiene la plantilla
Lo que no cambia.
01
Responsables, también los huecos
Cada etapa muestra quién se encarga de ella, y las que no tienen responsable se marcan en lugar de asignarse.
02
Bucles con límite
Los reenvíos y recordatorios vuelven a la etapa correcta y muestran cuándo se detienen.
03
Proceso, no registros
El diagrama describe roles y etapas. No aparecen nombres, importes ni datos de cuentas.
Cómo usarla
De tus datos al resultado.
01
Describe la organización y el alcance
Indica qué tipo de organización es y dónde empieza y termina el ciclo.
02
Enumera las etapas con su responsable
Una línea por etapa, en orden. Escribe «sin asignar» donde todavía nadie se encarga de una etapa.
03
Añade comprobaciones, bucles y finales
Indica adónde van las facturas rechazadas, impagadas o pagadas en parte y cuántas veces puede repetirse un bucle.
04
Revisa en Vizify y comprueba los bucles
Lo envías cuando esté listo y luego confirmas que cada camino llega a una forma de cerrar la cuenta.
Límites del resultado
Qué revisar antes de usarlo.
Este diagrama describe un proceso. No lee, guarda ni trata historiales médicos, datos de facturación ni registros financieros.
Vizify no comprueba tu proceso frente a las normas de las aseguradoras, la normativa de facturación ni las normas contables.
Los códigos, importes y plazos solo aparecen como texto general que escribes tú, nunca como datos de registros concretos.
La maquetación es automática y los bucles pueden cruzarse. Los formatos de exportación los define la app de Vizify, no esta plantilla.
Preguntas¿Sirve para un diagrama de flujo de facturación médica?+
Sí, al nivel de roles y etapas, como la verificación de cobertura, las facturas a la aseguradora y los saldos del paciente. No pegues datos de pacientes ni facturas reales en el encargo.
¿Funciona para empresas fuera del sector sanitario?+
Sí. Un diagrama de ingresos para un proveedor o una agencia sigue el mismo patrón, del pedido a la factura y al cobro. El ejemplo límite de esta página es uno de ellos.
¿Cómo muestro facturas rechazadas o pagadas en parte?+
Escribe la comprobación con todos sus resultados, como aceptada, rechazada o pagada en parte, e indica adónde va cada uno. Añade un límite a cualquier bucle de reenvío.
¿El diagrama del ciclo de ingresos me dirá dónde perdemos dinero?+
No. Muestra el proceso que describes. Para saber dónde se pierden ingresos necesitas tus propios datos y análisis, que luego puedes marcar tú en el diagrama.
