Logigramme du cycle de facturation, de la réservation ou commande au paiement
Cartographiez le parcours des revenus dans votre structure, de la première réservation ou commande au paiement final, avec le responsable de chaque étape et le sort des factures impayées.
Quelles sont les issues possibles après l’examen par le responsable d’une demande rejetée deux fois, y compris le chemin vers un passage en perte avec l’accord du responsable ?
logigramme
Ce que vous obtenez
Un logigramme de votre cycle de facturation avec chaque étape et son responsable, les contrôles entre elles, les boucles de renvoi ou de relance et toutes les façons dont un dossier se clôt. Il décrit uniquement le processus et ne traite jamais de vrais dossiers patients ou clients. Vérifiez chaque responsable et chaque limite de boucle.
Deux exemples complets
Un brief classique et un cas limite.
Quelles sont les issues possibles après l’examen par le responsable d’une demande rejetée deux fois, y compris le chemin vers un passage en perte avec l’accord du responsable ?
Saisie classique
Cabinet de soins, du rendez-vous au remboursement, avec une boucle de rejet
Type de structure et périmètre
Cabinet de kinésithérapie des Berges, de la prise de rendez-vous au remboursement
Étapes dans l’ordre, au format responsable | étape
Accueil | Prendre le rendez-vous et recueillir les informations d’assurance
Accueil | Vérifier les droits du patient
Kinésithérapeute | Réaliser et documenter la séance
Service facturation | Coder la séance et établir la demande de remboursement
Service facturation | Transmettre la demande à l’organisme payeur
Organisme payeur | Examiner la demande
Service facturation | Enregistrer le paiement et facturer le reste à charge
Contrôles et embranchements
Droits confirmés ? Non → demander au patient de mettre à jour ses informations ou de régler lui-même. Oui → séance
Demande acceptée ? Rejetée → analyser le motif, corriger et renvoyer, deux fois maximum, puis examen par le responsable. Acceptée → enregistrer le paiement
Reste à charge réglé sous 30 jours ? Non → relevé de relance, puis proposition d’échéancier. Oui → dossier clos
Façons dont un dossier peut se clore
Payé en totalité ; Passé en échéancier ; Passé en perte avec l’accord du responsable
Quelle étape mène au solde passé en perte avec l’accord du directeur financier, et quelle condition déclenche cette issue ? Je garde « Non défini » comme responsable de la relance des factures échues.
Cas limite
Cycle order-to-cash avec paiements partiels, une étape sans responsable et des intitulés longs
Type de structure et périmètre
Boulangerie de gros qui facture cafés et épiceries à 30 jours, de la commande à l’encaissement
Étapes dans l’ordre, au format responsable | étape
Équipe commerciale | Prendre la commande permanente et confirmer les jours de livraison et le contact facturation
Entrepôt | Préparer, emballer et livrer selon le bon de livraison signé
Comptabilité clients | Émettre la facture à partir du bon de livraison signé
Non défini | Relancer les factures dont l’échéance est dépassée
Comptabilité clients | Rapprocher les paiements reçus des factures ouvertes
Contrôles et embranchements
Bon de livraison signé sans manquant ? Non → émettre un avoir, puis facturer le montant corrigé. Oui → facturer
Facture réglée à l’échéance ? Payée en totalité → clore. Payée en partie → relancer le solde. Non payée → relancer, trois relances maximum, puis compte bloqué
Façons dont un dossier peut se clore
Payé en totalité ; Compte bloqué après trois relances ; Solde passé en perte avec l’accord du directeur financier
Un logigramme de revenus d’entreprise classique plutôt que médical. Vérifie que l’étape sans responsable affiche « Responsable non défini », que le contrôle de paiement à trois issues a trois flèches libellées et que la boucle de relance s’arrête après trois essais.
Même tâche, trois approches
Choisissez une approche pour commencer.
01
Logigramme de facturation médicale
Le cycle d’un cabinet ou d’un centre de santé, de la prise de rendez-vous au paiement final, avec droits, demandes de remboursement et reste à charge, au niveau des rôles et des étapes.
02
Order-to-cash pour une entreprise
Un logigramme de revenus classique, de la commande à l’encaissement, pour fournisseurs, agences ou activités par abonnement.
03
Avant et après la prestation
Le cycle découpé entre les étapes avant la prestation et celles d’après, pour expliquer les passages de relais entre équipes.
Ce que le modèle conserve
Ce qui reste constant.
01
Les responsabilités, trous compris
Chaque étape indique son responsable, et les étapes sans responsable sont signalées plutôt qu’attribuées.
02
Des boucles avec limites
Renvois et relances reviennent à la bonne étape et indiquent quand ils s’arrêtent.
03
Un processus, pas des dossiers
Le schéma décrit des rôles et des étapes. Aucun nom, montant ni donnée de compte n’y figure.
Mode d’emploi
De vos informations au résultat.
01
Décrivez la structure et le périmètre
Précisez le type de structure et où le cycle commence et se termine.
02
Listez les étapes et leurs responsables
Une ligne par étape, dans l’ordre. Écrivez « non défini » quand personne n’est encore responsable d’une étape.
03
Ajoutez contrôles, boucles et issues
Indiquez où vont les demandes rejetées, impayées ou partiellement payées, et combien de fois une boucle peut se répéter.
04
Relisez dans Vizify, puis vérifiez les boucles
Vous envoyez le brief quand il est prêt, puis vérifiez que chaque chemin aboutit à une façon de clore le dossier.
Limites du résultat
À vérifier avant de l’utiliser.
Ce diagramme décrit un processus. Il ne lit, ne stocke et ne traite aucun dossier médical, de facturation ou financier.
Vizify ne vérifie pas votre processus au regard des règles des organismes payeurs, de la réglementation de la facturation ou des normes comptables.
Codes, montants et délais n’apparaissent que sous la forme générale que vous écrivez, jamais comme des données de dossier.
La mise en page est automatique et les boucles peuvent se croiser. Les formats d’export dépendent de l’app Vizify, pas de ce modèle.
QuestionsPuis-je l’utiliser pour un logigramme de facturation médicale ?+
Oui, au niveau des rôles et des étapes : vérification des droits, demandes de remboursement, reste à charge. Ne collez pas de données patients ni de vraies demandes dans le brief.
Est-ce que cela fonctionne en dehors de la santé ?+
Oui. Un logigramme de revenus pour un fournisseur ou une agence suit le même schéma, de la commande à la facture puis au paiement. L’exemple limite de cette page en est un.
Comment montrer les demandes rejetées ou partiellement payées ?+
Écrivez le contrôle avec toutes ses issues, par exemple acceptée, rejetée ou payée en partie, et indiquez où va chacune. Ajoutez une limite à toute boucle de renvoi.
Le schéma du cycle de facturation me dira-t-il où nous perdons de l’argent ?+
Non. Il montre le processus que vous décrivez. Repérer les pertes de revenus demande vos propres données et analyses, que vous pourrez ensuite signaler vous-même sur le diagramme.
